第一章  总 则

第一条  为加强学生档案管理工作，实现学生档案管理的标准化、规范化、科学化，提高学生档案管理工作水平，根据中央组织部和国家档案局制定的《干部档案工作条例》和教育部27号令《高等学校档案管理办法》的规定，结合我校实际，特制定本办法。

第二条  学生档案是反映学生个人经历和德、智、体各方面表现的历史记录，主要是在校学生从参加高考、录取入学到毕业期间所形成的各种文件材料。

第三条  学校档案馆负责学生档案工作。各相关部门负责提供学生档案材料，并在规定时间内将材料分装入袋。

第四条  学生档案管理工作必须贯彻执行党和国家有关档案保密的法规和制度，坚持真实性、完整性、安全性、规范性原则。

第二章  学生档案管理职责

第五条  学校档案馆的管理职责：

一、接收、鉴别学生档案材料；

二、办理学生档案的查阅、借阅；

三、办理学生档案的转递，为有关部门提供学生情况；

四、做好学生档案的安全、保密、保管工作；

五、制定和完善学生档案管理规章制度，做好学生档案分析统计工作；

六、办理其它有关学生档案事项。

第六条  学生档案形成部门的管理职责：

一、各学院负责接收和汇总新生档案、年度鉴定表、入党及奖惩材料、高等学校毕业生登记表等材料，按年级、专业、班级、学号顺序整理，装入学生档案袋。每个班级附学生档案名单一份，以班级为单位统一编制顺序号，并在学生档案袋右下角标注顺序号；

二、教务处负责提供学生成绩单、毕业生审核表，按学院、专业、班级顺序整理。招生与就业处负责提供学生就业通知单，按学院、专业、班级顺序整理；

三、学生档案必须由各部门相关工作人员整理移交，档案馆不接收学生送交的档案；

四、材料归档要符合归档要求；

五、在归档时间内，各部门依照规定以学院为单位按专业、班级编制移交手续一式两份。

第七条  各部门、各学院及学生个人要重视学生档案管理工作，保证材料收集归档工作顺利进行。严禁伪造、涂改、圈划、损毁学生档案材料。要向学生普及宣传学生档案相关知识，使其对学生档案的重要性有一定的认识和了解。

第八条  对凡违反规定，造成学生档案缺损、遗失、泄密的单位和个人，学校将按照《中华人民共和国档案法》等有关规定处理。

第三章  学生档案归档内容、归档时间及归档要求

第九条  归档范围

一、学生的高中档案

二、学生在校期间归档材料的范围

1、新生入学登记表；

2、学生年度鉴定表；

3、党、团材料；

4、学生在校期间奖惩材料；

5、成绩单；

6、毕业生审核表；

7、高等学校毕业生登记表；

8、毕业生就业通知单第二联；

9、其它经学校审定为有必要归档的材料。

第十条  归档时间

一、新生档案在学生入学三个月内向档案馆移交；

二、新生入学登记表随新生档案一并移交；

三、年度鉴定表、入党及奖惩材料、高等学校毕业生登记表，在学生离校前一个月内移交；

四、成绩单、毕业生审核表、就业报到证，在每年7月5日前移交完毕；

五、在规定时间内，无正当理由未移交的档案，档案馆不再受理。滞交的学生档案的管理和转递由持档单位自行办理。

第十一条  归档要求

一、各类归档材料必须是办理完毕、手续完备的正式有效文件；

二、归档材料应当完整、真实，文字清晰，对象明确，有形成材料的主办部门及日期；

三、凡规定由组织审查盖章的，应当加盖公章。组织鉴定、审查结论、处分决定、民主评议和组织考核形成的综合材料等，须由学生本人签字；

四、学生个人填写的材料，须由其本人签署与录取名册一致的姓名，不得用同音字或不规范用字代替，不得更改；

五、归档材料一律采用A4纸张，用碳素或蓝黑钢笔书写，归档材料必须是原件；

六、对于不符合要求的归档材料，移交单位要按规定重新组织办理补交。

第四章  学生档案保管与利用

第十二条  根据安全保密和便于查找的原则，对学生档案要进行严密、科学的管理。

一、学生档案要有专门人员管理，建立专用库房，配备安全防范设施；

二、学生档案装具要规范、统一；

三、学生档案不得随意更改、抽出和销毁，如遇特殊情况必须对有关材料进行更改、抽出和销毁的，须经学生管理部门和学院负责人共同提出意见，报学校主管领导批准。

第十三条  因工作需要查阅学生档案，须遵守下列规定：

一、校内人员查阅学生档案须持各学院及有关部门开具的介绍信；

二、外单位人员查阅学生档案须持所在单位开具的介绍信和查阅人工作证；

三、任何人不得以任何理由查阅本人及其亲属的档案材料；

四、查阅学生档案必须遵守保密制度和阅档规定，严禁拆卸、涂改、圈划、批注、抽取、撤换档案材料。如有此类行为者将按档案法规追究责任；

五、学生档案原则上不外借。因特殊情况外借时，必须由借出单位说明理由、开具借出证明材料，并经主管校领导批准。

第五章  学籍变动

第十四条  学籍管理部门在每学期开学后的一个月之内将上学期的学籍变动通知单送交档案馆，档案馆要在5个工作日内完成变动登记和档案调整。

第十五条  对调整专业、休学、降级的学生档案，档案馆在接到学籍变动通知单后，要及时将原班级的名字注销、注明原因并将其档案转入新班级；对于退学学生的档案，要在退学手续办理完毕并在学籍管理部门出具证明后，按有关规定转出学校。

第十六条  学生在受刑事处分和劳动教养期间，其档案由档案馆保管，刑满释放、解除劳教或重新就业的，其档案即按有关规定转入其所在单位或居住地的人事部门。

第十七条  学生出国不归、失踪、死亡，其档案作为非在校学生档案妥善保存和处理。

第六章  学生档案转递

第十八条  招生与就业处负责向档案馆提供包括学生基本情况、就业信息和档案邮寄地址的数据库，作为档案馆邮寄学生档案和查询相关信息的依据。

第十九条  招生与就业处要详细统计毕业生档案的邮寄单位和地址，登记接收学生档案部门的全称，包括所在省、市、路（街）及门牌号。

第二十条  档案馆在各种材料收集齐全后的10个工作日内将学生档案转出。

第二十一条  转递学生档案应遵守下列规定：

一、学生档案必须通过机要交通或派专人取送的方式转递，不能平信邮寄，不得交学生本人自带；

二、转出的档案必须经过整理，保证材料的完整、齐全，不得扣留部分材料或分批转出；

三、转出的学生档案必须详细填写“学生档案转递通知单”，严密包封；

四、用人单位提取学生档案，必须持单位人事部门介绍信和本人身份证，档案馆经核实后，方可提取。

第二十二条  档案馆要做好转递信息的登记工作，对转递介绍信存根、邮寄证明与接收回执等要归档保存，以备查询。

第七章  附 则

第二十三条  本办法自发布之日起实施。

第二十四条  本办法由学校档案馆负责解释。