本建设档案是指在整个建设项目、决策到建成的全过程中形成的全部材料。按国家档案局、国家计委发布的《基本建设项目档案资管理暂行规定》结合我校的实际情况制定本办法。

 一、归档范围

    1、基建项目申报批复文件、设计委托书、任务书、方案设计、调研、造址、地质勘测等各类报告。

    2、征用土地报告、批、拆迁、协议合同等。

    3、工程协议、合同概算、预算、决算。

    4、施工设计、说明书、计算书等全部图纸资料。

    5、开工报告、批复、任务书、协议书、合同、施工执照。

    6、设计变更通知单、修改记录、重大质量事故报告和处理结果、补救措施。

    7、工程竣工图、工程质量鉴定报告、竣工报告、交工验收证书、工程决算等。

    8、新建和拆除旧建筑物的照片等各种载体材料。

二、管理职责

    1、在整个项目从计划到竣工之前，基建部门负责项目各种文件材料的保管工作。

    2、为了使基建工程项目文件材料完整齐全，基建部门应从基建项目总投资中扣留2%作为基建档案保证金，待应当归档的文件材料全部移交档案馆后，由档案馆出具证明，财务部门方可发还。

    3、在对基建工程项目进行验收时，应当有档案馆工作人员参加，并对应归档的文件材料进行验收，对归档的文件材料不齐全者，不准予验收。

    4、整个项目完工后，基建部门要将该项目的全部材料、收集、整理，按规定装订立卷后，移交档案馆保管。交接双方办理签字存查。

 三、归档办法和要求

    1、基建的技术文件材料，在工程全部竣工后或单项工程验收交接后，一个月内，由基建部门兼职档案员将全部材料进行整理、立卷、编号后移交档案馆统一保管。

    2、为了保证归档质量，存档的材料要原则对有价值不符合要求的（如复印件、圆珠笔、纯蓝墨水写的材料），要经过外理后方可归档。