我校外事档案主要有出席国际学术会议（含国内举办的）出国考察、讲学、进修及学院聘请的外籍、港澳专家与教师讲学、科研及其它有关活动中形成的文件材料，著名社会活动家名誉职务的有关材料等。为加强我校的外事工作，制定本办法。

一、归档范围

    1、出国考察的邀请书、申请报告、批示、鉴定、计划、考察纪实、报告、总结、有关教学科研方面的材料。

    2、出国讲学的邀请书、申请报告、有关部门的批示，讲学过程中形成的材料。

    3、出国研究的申请报告、来函件及在研究过程中形成的全部文件材料。

    4、派出国进修、交流的计划、批示、进修或交流过程中形成的有关教学、科研方面的材料、报告、总结、毕业（或结业）证书、学位证书等。

    5、聘请来校讲学和合作研究的外籍、教师和专家形成的计划、申请报告、批复、教学计划、科研计划、教学大纲、教材、论文等全部材料。

    6、授予外籍学者、著名社会活动家名誉教授、名誉博士学位有关材料。

7、个人、团体从国外带回的从事各种活动的照片、录音带、录像带、磁盘等各种载体形成的文件材料。

8、凡出国学习、访问、讲学、考察、参加国际会议的人员应在回国后，将在国外各项活动中形成的材料交给外事管理部门管理，并按规定要求归档立卷。最后由档案馆出具证明，财务部门方可准予报销所需费用。

二、归档办法与要求

    1、出国考察、讲学、研究、进修以及参加国际学术会议的有关外事活动方面的文件材料。

    2、有关文件材料一律用钢笔书写，要交原件，不得交复印件。

    3、外事兼职档案员按归档要求将全部材料在次年六月底前整理、装订，移交档案馆统一保管。