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毕业生档案转递说明
2021-06-08 08:46   审核人:

一、档案馆负责的毕业生档案转递范围

校档案馆目前负责我校全日制本科毕业生及研究生的档案转递工作。在职学生、留学生及少数民族预科生的档案转递工作由各所在学院负责。

 

二、毕业生档案的转递时间

毕业生在校材料在七月初之前由相关部门统一交送至档案馆归档整理,毕业生档案将在暑假放假前集中转出。

 

三、毕业生档案转递的方式

根据国家教育部、邮政总局的相关规定,2016年起,全国高校毕业生档案必须通过中国邮政EMS(高校毕业生档案专用通道)的方式进行邮寄。

 

四、档案转递单位的几种类别

1.派遣单位具有人事档案保管权限的(主要包括县级以上的党政军、事业单位、国有企业以及各类人才中心和人事代理机构等),如派遣单位对毕业生档案接收地址有指定要求,则按派遣单位要求的档案接收地址邮寄;如派遣单位对毕业生档案接收地址无特殊要求,则派遣单位为档案接收单位,毕业生档案将转递至该派遣单位。(以就业协议内容为依据)

2.派遣单位不具有人事档案保管权限的(如民营、外资、合资、私人等性质的单位),毕业生应首先向派遣单位咨询关于档案转递的相关要求,然后务必提供准确的具有人事档案保管权限的档案转递单位名称及地址。一般来说,档案应邮至工作单位所在地的人社局、人才中心等档案托管机构。对于签约单位在京、津、沪、广、深等地区的学生,如签约单位不能办理(或指定部门办理)落档手续,其档案可以邮回生源地人事局等档案管理机构。

3.考取研究生的毕业生档案,落档地址按调档函上的要求填写。

4.未就业的毕业生,档案邮寄单位与派遣单位一致,发回生源地档案保管机构。

5.毕业生被边防、武警等单位录用,需提前调档的,学生应提前办理好成绩单、审核表、报到证等材料转交给档案馆归档,并持部队调档函原件及个人身份证至档案馆进行办理档案转出手续。

 

五、毕业生填写毕业相关信息时应特别注意的事项

1.单位名称的填写要完整,不得使用简称。

2.档案邮寄信息填写内容。

填写项目包括:收件单位名称(可精确到收件部门和联系人),收件单位地址,单位联系电话。 注:三者必须为对应关系。

例如:中国石油化工股份有限公司江西石油分公司人力资源部张某某,江西省南昌市洪都北大道102号,电话:XXXXXXXX

3.班级内所有学生都要填写统计表,包括延长学时(指本学年延期毕业的学生)、休学、国家西部计划、校公益岗位、汉语志愿者等档案不转出的学生;上届延期至今年毕业的学生也要填写该表。满足档案留校暂存条件的,要在备注栏中说明留校原因(类别)。

 注:

 A. 参军、休学、延长学时的学生只填报基础信息与备注,档案接收单位名称、地址、电话留空;

 B. 考取我校研究生的本校应届毕业生档案不发,由研究生院统一领取,在统计表中的“档案收件单位”一栏中填写“辽宁石油化工大学研究生学院”,备注中填写“本校研究生”。

 C. 考取我校第二学位的本校应届毕业生档案不发,由第二学位所属学院领取,在统计表中的“档案收件单位”一栏中填写“辽宁石油化工大学XX学院”,备注中填写“第二学位”。

4.统计表中学生联系电话一栏,要填写毕业后也能联系学生本人的电话号码,用于后期一旦档案邮寄出现问题联络所用。

 

六、毕业生人事档案接收机构地址

1.辽宁省内档案接收机构见附件:《辽宁省各市毕业生档案托管机构一览表》 辽宁省各市毕业生档案托管机构一览表.xls 

2.外省生源的毕业生应主动向生源地当地的人事档案管理机构咨询,明确档案接收单位(及部门)、单位地址、联系电话等必需信息。

 

七、毕业生档案由我校转出后如何查询

档案寄出后,毕业生首先通过学校档案馆网站公布的邮寄单号跟踪物流信息,在显示对方已签收后向落档档案核实档案接收情况,确保档案稳妥接管。如档案未到,可致电校档案馆查询。若档案被对方单位拒收退回,要及时告知校档案馆进行收件,避免档案遗失。

特别提示:EMS在寄出半年之内为查询的有效期,超过期限将不能查询,学生务必及时了解自己档案邮寄情况,因超期造成档案丢失责任自负。

 

八、邮寄信息必须由本人填写

档案接收单位的名称及地址必须由学生本人负责填写,不能交由他人代办,学院统计后由档案馆汇总整理。学生要高度重视此项工作,对于因档案转递信息填写不当造成档案退回、丢失、私自拆封、收寄双方均无法落档等情况,责任自负。

 

                                辽宁石油化工大学档案馆    联系电话:024-56864730

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                

附件【辽宁省各市毕业生档案托管机构一览表.xls已下载
附件【毕业生档案邮寄信息统计表.xls已下载
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