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毕业生档案转递信息统计要求及注意事项
2016-06-13 09:59  

毕业生档案转递说明

1.毕业生档案转递的主要情况:

1) 升学读研。

对于升学读研的毕业生,要求其在71日前将所升入学校所开具的调档函原件交送至档案馆。未交调档函的考研学生,其档案一律留校不发。根据就业办的要求,调档函在交到档案馆之前要先到就业办进行登记盖章。

2) 就业(签订就业协议)。

学生所签单位是具有人事档案保管权限的县级以上党政军政府机构、事业单位、国有企业的,档案邮至该单位人事部门。如派遣单位对毕业生档案接收地址有指定要求,则按派遣单位要求的档案接收地址邮寄。(以就业协议内容为依据)

工作单位不具有人事档案保管权限的,如民营、外资、合资、私人等性质的单位,档案应邮至工作单位所在地的人社局、人才中心等档案托管机构。对于签约单位在京、津、沪、广、深等地区的学生,如签约单位不能办理(或指定部门办理)落档手续,其档案可以邮回生源地人事局等档案管理机构。

3) 灵活就业

档案发至生源所在地人事机构。

4) 未就业

档案发至生源所在地人事机构。

5)满足以下情况的,档案留校,邮寄地址可不填,但其他信息仍需填写,并在备注中注明留校原因。

a. 西部计划

b. 校公益性岗位

c. 汉语志愿者

d. 在校期间出国留学,本学期未完成我校相关毕业手续。

e. 休学

f. 延长学时

g. 在校期间参军,本学期未完成我校相关毕业手续。

 

6)其他

1. 辽西北计划、省委选调生、三支一扶、大学生村官学生档案不留校,收件单位及对应地址为该生服务单位所在市、县(市、区)政府人力资源社会保障部门或所属公共人才服务机构)

2. 毕业生被边防、武警等单位录用,需提前调档的,学生应提前办理好成绩单、审核表、报到证等材料转交给档案馆归档,并持部队调档函原件及个人身份证至档案馆进行办理档案转出手续。

2. 毕业生档案的邮寄方式

按照国家教育部及国家邮政总局的最新规定,2016年大学生档案转递一律使用EMS快递进行邮寄,不再使用机要通道转递。由于快递的安全性比机要弱,因此学生要加强档案意识,及时查询档案下落,办理落档手续,避免档案丢失。

3. 毕业生档案转出后的查询

应届毕业生档案于当年7月中旬集中邮寄。档案寄出两周后,学生可向落档单位查询是否已收到档案,办理落档登记手续。如果档案未到,可到学校档案馆网站“毕业生档案”专栏中查询相关邮寄信息或致电校档案馆咨询。

EMS网上查询期限为半年,学生务必抓紧查档,避免超期无法追踪档案下落。如因学生本人查档不及时造成档案丢失,后果由学生负责,学校不承担责任。

4. 档案邮寄信息的填写

1)单位名称的填写要完整,不得使用简称。例如:

收件单位名称:中国石油天然气股份有限公司广东佛山销售分公司 

(√)

收件单位名称:中石油佛山销售公司 

(×)

2)单位名称与地址对应一致,填写规范。例如:

收件单位名称:中国石油天然气股份有限公司新疆油田分公司(人事处)

收件单位地址:新疆克拉玛依市迎宾大道36

(√)

收件单位名称:中国石油天然气股份有限公司新疆油田分公司(人事处)

收件单位地址:中国石油天然气股份有限公司新疆油田分公司(人事处)

(×)

收件单位名称:新疆克拉玛依市迎宾大道36

收件单位地址:新疆克拉玛依市迎宾大道36

(×)

3)对于各地人社局等人事机构,如具体地址无法核实,可填写该机构所在市(县、区)的名称,收件单位名称仍必须完整填写。

5. 其他需特别强调的情况

1)各学院务必于620前上交电子版邮寄信息统计表,档案邮寄信息登记原则上要由学生本人亲自完成,学院上交电子表格后由档案馆打印初核后返回学院交学生本人签字确认,并由学院盖章后交回。对于因档案转递信息填写原因造成的退档、延期、遗失、私自拆封等情况,学生本人将承担由此产生的一切后果。

3)表格样式。(以Excel表格形式报送至档案馆)

学院

专业

班级

姓名

性别

学号

生源地(省、市)

身份证号

联系电话

档案收件单位名称(可精确到具体部门)

档案收件单位地址[请输入省、市、区、县、街路、门牌号等完整信息]

收件单位电话

备注

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

注:

①班级内所有学生都要填写此表,包括延长学时、公益岗位等档案不邮的学生;上届延长至今年毕业的学生也要填写该表。

备注栏中填写的内容为:延长学时、在校参军、出国、休学、西部计划、校公益岗位、汉语志愿者。

②联系电话要填写毕业后也能找到学生本人的电话号码,用于后期一旦档案邮寄出现问题联络所用。

4)相同专业重名学生需额外再报一份统计表。

附件【2016毕业生档案转递说明.doc
附件【2016生源地(暨各地人事机构)档案派遣地址.xlsx
附件【档案邮寄信息统计表.xls
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