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档案整理、归档工作流程
2013-10-18 13:57  

 一、纸质档案归档工作流程

1.整理档案:归档文件以件为单位,通常每份文件为一件,装入一个软卷皮。正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后。文件与文件之间要按照一定的顺序排列,如可以按时间、事由等顺序排列文件,一旦文件的排列顺序固定下来,文件的件号也就相应地出来了。

2.拆钉:为了文件能够长久保管,需要把文件的金属钉拆掉。

3.编写页码:文件材料以件为单位编写页码,凡有字的均算一页,页码用阿拉伯数字编写,正面页码写在文件右下角反面页码写在文件左下角另外,凡归档保存的材料,均使用黑笔书写,不可使用铅笔或圆珠笔等。

4.加盖归档章:在文件首页右上角空白处加盖归档章。

5.填写归档章:归档章的内容包括:年度、保管期限、类目、件号、页数五部分。

年度

 

永久

类目

 

件号

 

页数

 

⑴年度:文件的形成年度,以四位阿拉伯数字标注的公元纪年表示,如:2012

⑵保管期限:归档文件保管期限的简称,如:永久、长期等。

⑶类目:按照高校档案十大类的一级类目和二级类目组合进行划分。

DQ11

党务综合

XZ11

行政综合

DQ12

纪检

XZ12

人事处

DQ13

组织部

XZ13

监察、审计

DQ14

宣传部

XZ14

保卫处

DQ15

统战部

XZ15

总务、后勤

DQ16

工会

XZ16

图书馆、档案馆

DQ17

团委

XZ17

网络管理中心

JX

教学

WS

外事

KY

科研

SX

声像

JJ

基建

SB

设备

CB

出版

CK

财会

⑷件号:即文件的排列顺序号,均采用大流水排列法。在同一保管期限内按文件的排列顺序从“1”开始标注大流水号,即保管期限为永久的排一个流水号,保管期限为长期的再排一个流水号。在排顺序号时,要避免出现错号、漏号、重号等现象。

⑸页数:每份文件的页数,包括正反面,有图文的页面均为一页。填入归档章后,也要相应地填入软卷皮的对应位置。

6.编制归档文件目录:归档文件目录设件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。

件号:填写与归档章相同的件号。

责任者:制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者。如:辽宁石油化工大学、组织部、教务处等。

文号:文件的发文字号。如:辽石化大[2008]99号,辽石化大纪监发[2013]1号等。

题名:即文件标题。如:关于评选表彰优秀廉政勤政干部党风廉政建设先进工作者的通知。

日期:文件的形成时间,以8位阿拉伯数字标注年月日,如19990909

页数:每一件归档文件的页数。同归档章、软卷皮上所填页数。

备注:注释文件需说明的情况。如:修改、补充、借出等情况。

7.归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面包括全宗名称、年度、保管期限、机构(问题)等项目。其中全宗名称即立档单位的名称,填写“辽宁石油化工大学”,年度、保管期限、机构等项目同文件目录填写项。

8.装盒:将归档材料按件号顺序依次装入档案盒,依据档案盒的大小,酌情每几件装入一个档案盒,同一保管期限的档案才能装入一个档案盒,不同保管期限的档案不能装入同一档案盒。包括盒内目录(同档案目录)、备考表等。并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。

档案盒的全宗号、年度、保管期限、机构(问题)等项目同文件目录填写项。起止件号,在“馆”的位置填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号,中间用“—”号连接。盒号即档案盒的排列顺序号,在档案移交进馆时按进馆要求编制。

9.填写备考表:备考表每个档案盒内放一张,置于盒内档案之后,包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期等。

⑴盒内文件情况说明:填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况,如无以上等特殊情况,可不填。

⑵整理人:负责整理归档材料的兼职档案员姓名。

⑶检查人:由部门领导负责检查归档材料的整理质量并在此签名。

⑷日期:归档文件整理完毕的日期,由兼职档案员填写。

10.交接手续:档案整理完毕后,由归档部门统一将目录和交接手续一并移交档案馆,电子版目录、交接手续用办公自动化发给档案馆工作人员。其中交接手续一式两份,当场进行交接,移交人、接收人签字,双方各存一份备查。

11.档案装具:各部门档案整理所需的档案盒、软卷皮、备考表、归档章等均由档案馆提供。

特别说明:

1.软卷皮、归档章、备考表、档案盒等档案用品均请到档案馆领取。请填写《领取档案用品申请表》,由各部门、学院负责整理档案的人员签字后持表领取。

2.相关附件:

⑴ 归档文件目录

⑵ 归档文件目录封面

⑶ 交接手续

⑷ 领取档案用品申请表 

二、关于照片档案的归档要求:

1.向档案馆移交电子版照片即可。

2.每项活动形成的照片存为一个文件夹,每年若干项活动形成的照片组成一年总的文件夹,移交档案馆。

3.在每项活动中挑选若干张有代表性的照片加以说明,说明的内容包括时间、地点、人物、位置、职务、活动内容等。每项活动的照片要配有一个word文档的说明(校园网首页新闻要闻处下载即可)。

例如:

 

 

 

 

 

    1. 2007711我校被省委宣传部确定为省舆情信息研究基地(左起为:抚顺市委宣传部综合信息处处长张兆珲、校党委副书记宋焕斌、省委宣传部综合信息处副处长李秀科、抚顺市委宣传部副部长刘剑欣、校党委书记臧树良、省委宣传部副部长周连科、抚顺市委宣传部部长刘国强、副校长柏永全、校宣传部部长杨绍辉、校人文学院院长马振清)

 

 

 

 

 

 

 

 

 


 2. 辽宁省委宣传部副部长周连科在我校被省委宣传部确定为省舆情信息研究基地会议上讲话.

 

 

 

 

 

 

 

3. 200856,辽宁石油化工大学党风廉政建设工作会议在校图书馆报告厅举行,校纪委书记钟俊生作工作报告。(左起依次为:纪委书记钟俊生、党委副书记宋焕斌、副校长唐伟、党委书记臧树良、校长李平、副校长陈保东、副校长赵杉林、党委常委组织部部长杜志明)

 

 

 

 

 

 

 

4. 校党委副书记宋焕斌主持会议

 

Word文档的照片说明样本(校园网首页新闻要闻处下载即可):

党委召开2008年党风廉政建设工作会议

发布时间:2008-5-7 9:11:19 | 发布人:党委宣传部

   为深入学习贯彻党的十七大和中央纪委十七届二次全会精神,大力推进学校反腐倡廉建设,校党委于56日下午2时在图书馆报告厅召开了“2008年辽宁石油化工大学党风廉政建设工作会议”。学校党委委员、纪委委员;各基层党组织的党员、学生党员、党员领导干部代表;离退休党员、党员干部代表;受表彰的先进集体和先进个人代表;民主党派负责人和部分副高职以上教工约300余人参加了会议。会议由党委副书记宋焕斌同志主持。

    这次会议的指导思想是:高举中国特色社会主义伟大旗帜,以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导,落实科学发展观,深入学习贯彻党的十七大精神和中央纪委十七届二次全会以及教育部2008年纪检监察工作会议、省、市纪委三次全会精神,认真总结过去一年学校开展党风廉政建设工作的实际,表彰在2007年党风廉政建设工作中取得优异成绩的先进集体和个人,安排部署今后一个时期学校党风廉政建设和反腐倡廉工作任务。

    大会在庄严的国歌声中开幕。党委常委、纪委书记钟俊生同志首先作了题为《深入学习贯彻党的十七大精神,推进反腐倡廉建设创新发展,为建设和谐校园提供有力保证》的工作报告。报告共分两个部分:一是对2007年纪检监察工作的总结;二是对今后一个时期反腐倡廉建设的工作安排。

    会上党委副书记、校长李平同志宣布了党委关于表彰2007年度党风廉政建设先进集体、先进个人的决定,授予石化学院党委等6个单位为党风廉政建设先进党委称号,授予石油化工学院化工系党支部等25个党支部为党风廉政建设先进党支部称号,授予张克铮等38 名同志为党风廉政建设先进个人称号,授予廖克俭等11名同志为优秀廉政勤政干部称号。

    与会的学校领导、党委常委向受表彰的先进集体、先进个人代表颁发了奖牌。 

    最后,党委副书记宋焕斌同志要求各级党组织要认真学习贯彻落实好此次会议精神,

 

 

附件【附件1归档文件目录.xls
附件【附件2归档文件目录封面.doc
附件【附件3交接手续.doc
附件【附件4领取档案用品申请表.doc
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