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关于做好2012年度各类文件材料归档工作的通知
2013-03-25 11:08  

 各单位、各部门:

为了深入贯彻落实《高等学校档案管理办法》(教育部27号令)和《辽宁石油化工大学档案管理办法》,积极做好我校各类档案的立卷归档工作,确保各类档案及时、完整、准确归档,现对全校各部门档案材料的收集、整理和归档工作提出如下要求:

一、归档范围

各单位(部门)在2012年工作中形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料及电子版均在归档范围内,具体请参照2008年修订后的《辽宁石油化工大学档案管理规章制度》各部门归档细则中的相关规定。

1.学校各部门在党群、行政、教学、科研、基本建设、仪器设备、出版、外事、声像、财会等各项活动中产生的具有保存价值的各种载体文件材料均应归档。

2.归档的材料包括纸质材料和相应的电子、声像等文件材料(照片、光盘等)。电子、声像类文件材料应随纸质文件材料一同归档。

3.各部门以学校名义获得的各种证书、奖牌、奖杯、锦旗等以及在校际交流中具有保存价值的实物档案等均应归档。

4.若各单位尚存有2012年以前的各类档案,请兼职档案员收集整理后,与2012年档案一并归档;

二、归档要求

1.各单位(部门)要加强对本部门归档工作的领导,兼职档案员要切实履行自己的工作职责,负责本部门归档材料的收集、整理与归档工作,保证归档文件材料的收集完整齐全,并按时向档案馆移交。

2.凡各单位(部门)产生的文件材料涉及多个单位(部门)的,由主办单位(部门)负责归档,相关单位(部门)协助提供相关材料。

3.文件类的归档材料实行以件为单位归档。校内发文要附文件、底稿、文件传阅单等。

4.请示类文件如已答复,须提供相关批复材料,如无答复,须备注此请示无批复。上级来文需要办理并上报相关材料的,要求将上报的相关材料附上。各单位报表、名册、图册等已装订并符合装订要求的材料,以册(本)为单位移交(不必拆开重新整理)。

5.科研、基建、出版、财会、设备等专业性归档材料,需以卷为单位进行整理、立卷的,应由归档部门按照相关要求装订后移交归档。

6.立卷归档的材料必须是原件,复印件原则上不得归档。凡不符合归档要求的文件材料,必须按要求进行整理后方可移交,移交的文件材料要求字迹清楚。

7.归档材料必须完整,兼职档案员在整理过程中要逐件(页)检查,不要缺项、漏项。

8.照片、声像、实物档案须标明事由(事件)及时间、地点、人物等信息(见附件六),电子档案须标明与纸质档案相符的标题及时间。

9.各类文件归档一式一份,不得重复归档。

三、归档时间

1.党政类和能按自然年度归档的文件材料在次年11月底前归档。

2.教学类和能按教学年度归档的文件材料在次学年度寒假前归档。

3.科研、基建项目和专题性、成套性档案,在项目完成通过鉴定验收后三个月内归档。

4.各部门(学院)二十万元以上的仪器设备档案,应将购进和引进设备的图纸、说明书等文件材料(原件)在设备验收完毕投入使用后三个月内归档。

5.外事档案,应将收集、积累的外事材料按要求整理,于次年11月底前归档。

6.会计档案,一般情况下当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可暂由财务处保管一年,期满之后,由财务处编制移交清册,移交档案馆统一保管。

7.声像载体材料在完成制作三个月内归档,照片档案在活动结束三个月内归档。

四、归档流程

1.档案移交验收:各单位、各部门档案整理完毕后,由兼职档案员提前预约档案馆工作人员对立卷工作进行预查,预查合格后,方可办理相应的归档手续,履行交接工作。如在预查中发现档案整理不规范,档案馆有权责令归档部门重新整理,直至达到规范要求为止。

2.档案移交手续:凡是向档案馆移交的档案,必须由移交单位(部门)填写辽宁石油化工大学各部门预归档情况记录单(见附件一)、归档目录(见附件二)、

档案移交(接收)登记簿(见附件三)等材料,并经本部门领导审查、签字、加盖所在单位印章。所有移交材料均需一式两份,双方核对签字,各执一份保存备查。

3.与纸质文件对应的电子文件,须通过办公自动化系统发送至档案馆工作人员邮箱,如电子文件数量很大,要由专门的移动设备拷贝至档案馆工作人员指定电脑中(暂定)。

4.需要特别强调的是:2012年归档工作开始,凡各部门归档工作必须严格按照档案馆归档流程办理,履行预归档检查手续,各部门做好相应的预检、自检工作,并填好预归档情况记录单。档案馆将以此作为年终对各单位、各部门档案工作考核的依据。另:还没有上报兼职档案员及兼职档案员有更改、变动的部门,请及时告知档案馆。

五、档案装具

各部门所需的档案盒、软卷皮、备考表、归档章等档案装具均由档案馆统一提供,请各部门兼职档案员清点好数量后,提前与档案馆工作人员联系。

各部门在档案整理过程中,如有不明事宜,请随时与档案馆联系。

联系人:白丽

联系电话:024-56864338  18641328515

档案馆

                                                 2013321

 

 

  

附件【附近一辽宁石油化工大学各部门预归档情况记录单.doc
附件【附件二辽宁石油化工大学归档目录.xls
附件【附件三辽宁石油化工大学档案移交(接收)登记簿.doc
附件【附件四辽宁石油化工大学档案工作考核办法.doc
附件【附件五辽宁石油化工大学档案整理细则.doc
附件【附件六关于照片档案归档的说明.doc
附件【附件七辽宁石油化工大学各部门兼职档案员名单.doc
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