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电子档案归档要求
2012-11-22 11:08  

1. 归档电子文件的定义

电子文件:

指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。

归档电子文件:

指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。

2. 电子文件归档的基本要求:

1)确保电子文件的真实性、完整性和有效性。电子文件的内容应与形成时的原始状况一致,无修改、缺损等情况;归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时,应在内容、相关说明及描述上保持一致。同时,电子文件应具备可理解性和可被利用性,包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。

(2)当事务处理过程只产生电子文件时,应采取严格的安全措施,保证电子文件不被非正常改动。同时应随时对电子文件进行备份,存储于能够脱机保存的载体上;对于具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件,如没有纸质等拷贝件,必须制成纸质文件。归档时,应同时保存文件的电子版本和纸质版本。

(3)对用文字处理技术形成的文本电子文件,收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等,必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件应以DOC、PDF、TXT为通用格式。

对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件,收集时应将其转换成通用格式,如无法转换,则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以JPEG、PDF为通用格式。

对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件,收集时应注明其软硬件环境和相关数据。

对用视频或多媒体设备获得的文件以及超媒体链结技术制作的文件,应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。

对用音频设备获得的声音文件,应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。

对通用软件产生的电子文件,应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件,如不能转换,收集时则应连同专用软件一并收集。

4 原则上使用物理归档。即将电子文件集中下载到可脱机保存的载体(光盘、U盘、移动硬盘等)上,向档案部门移交,并填写纸质电子文件移交登记表(见附表)。

 

附件【电子档案归档登记表.docx
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