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辽宁石油化工大学财会档案管理办法
2011-09-13 11:10  

会计档案是指会计凭证、会计帐簿和会计核算报表专业材料,反映学校经济业务的主要史料依据,是学校档案的重要组成部分,由档案馆统一管理。

 为贯彻财政部、国家档案局《会计档案管理办法》,加强学校会计档案的管理,特制定本办法。

 一、会计档案归档范围

    1、学校财务部门形成的会计凭证、帐簿、报表等会计核算的原始记录,即各种原始凭证、会计帐、总帐、明细帐、现金帐、银行帐、工资表、决算、报表。

    2、会计档案移交清册、保管清单和销毁清册。固定资产登记册等。

二、归档要求与办法

    1、学校每年形成的会计档案,应由财务处指定专人按归档要求、负责分类、分期整理装订、立卷归档。

    2、组卷:会计档案材料的组卷,先分类,而后在进行。

   (1)  凭证:按时间和原始凭证号的顺序分别组卷;

   (2)  帐簿:以本单位,组成案卷;

   (3)  报表:按年度、季度、月份组卷。

    3、编号:编号,需永久保存的会计档案报表应在每页报表的右上角编写页号。季度、月份报表可不编页号,以册计算。活页帐的空白页剔出,然后应存档部分的帐页的右上角编写页号。

    4、拟制案卷题目。根据会计档案每卷内以具体内容进行拟制,使期限能完整准确地反映卷内内容。案卷题目应由责任者(作者)、时间问题、名称组成。

    5、归档的会计凭证、帐簿和报表及其它归档材料必须收集齐全、保证会计档案的真实准确与完整。案卷内的文件材料所列项目填写清楚,签署完备,责任明确。

    三、归档时间

 每年形成的会计档案在年度终了后,暂由财务处保管三年。期满后,由财务部门编造《会计档案移交清册》,六月底前交档案馆,办理移交手续。

    四、会计档案的保管

    1、档案馆接收的档案,原则上保持原卷册的封装。个别需要拆封重装的,要会同财务部门和经办人共同拆封整理,以分清责任。任何部门和个人不得以工作方便等为借口而自行保存。

    2、学校的会计档案按类别、年代保管期限进行排列。做到存放有序、查找方便、严格执行安全保密制度,严防毁损、散失和泄密。

 五、财会档案的查阅制度

    1、学校人员因工作需要查阅会计档案时,应由财务领导批准后,在档案馆登记,方可查阅,查阅内容严格保密。

    2、外单位来人查阅会计档案时,需持介绍信,经档案馆和财务部领导批准后,方可查阅。

    3、会计档案不外借、如有特殊情况复印时须经档案馆馆长批准,方可复印。

    4、爱护档案人人有责。无论何人都不得对会计档案进行勾划,剪裁、涂抹或损坏。如发现涂改、损坏会计档案者,档案人员有权禁止,情节严惩的要严肃处理。

 六、会计档案的鉴定与销毁

    1、我校执行财政部、国家档案局《会计档案管理期限表》保管期限分为永久、定期两类,定期保管期限分为五年、十年、十五年、二十五年四种。各种会计档案保管期限,从会计年报终了后的第一天算起。

    2、销毁过期的已失去保存价值的会计档案,由档案馆会同财务人员共同鉴定,严格审查,提出销毁意见,编造会计档案销毁清册,报院领导批准后销毁。

    3、确定销毁的档案,由档案馆与财务处共同派人监销。监销前进行清点核对,销毁后在清册上签字盖章,并将销毁情况向校领导报告。

 

附件【财会类档案归档范围和保管期限表.docx
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